De drie grootste communicatie-missers die je werkplezier kunnen verminderen?

Een klassiek voorbeeld van een communicatie-misser. De telefoon gaat. Mijn buddy belt. Ik schrik ervan. Hadden we een afspraak vanmorgen? We sparren doorgaans iedere twee weken een uurtje over ons werk. Zij werkt als therapeut en ik als loopbaancoach.

Mijn radartjes draaien op volle toeren om te achterhalen waar het is misgegaan. O ja, ze had me een pb’tje gestuurd. Dat we de vorige afspraak moesten verzetten in verband met een training die zij in het buitenland mocht geven.

Ik had het berichtje gezien vlak voor ik zelf een training ging geven. Tussen de bedrijven door snel een nieuwe datum geprikt via pb’tjes. Want we vinden onze gesprekken allebei heel waardevol. Afgeleid door een klant die belde, ben ik toch helemaal vergeten de nieuwe afspraak in de agenda te zetten.

De reactie van mijn buddy met een lach en een kleine serieuze ondertoon: ‘zo belangrijk ben ik dus voor je…’ Waarop ik antwoord: ‘trek het je vooral niet persoonlijk aan!’

Herken je dit soort situaties? Het kan zomaar ‘ruis’ opleveren in een goede relatie.

Daarom verdienen deze ‘kleine’ ruismomenten aandacht. Want een goede relatie met collega’s, leidinggevenden, medewerkers, klanten of opdrachtgevers is een van de essentiele elementen in het ervaren van werkplezier.

Weet je wat de drie grootste missers in de communicatie zijn?

1.   Te snel denken dat het aan de persoon en de intenties ligt.
Stel, je hebt je collega al een paar keer gewezen op het feit dat zij iets vergeten is. Nu kom je erachter dat ze het nog steeds niet gedaan heeft. Je begint dit nu toch echt vervelend te vinden. Je hebt het toch duidelijk gezegd. Je merkt trouwens dat ze wel vaker dingen vergeet. Het is toch ook eigenlijk echt een slordig type. Stiekem vermoed je dat ze er eigenlijk gewoon geen zin in heeft om het te doen.

Kortom, voor je het weet, ben je al conclusies over het karakter en de intenties van je collega aan het trekken. En in plaats van collega kun je hier rustig ieder ander invullen.

Terwijl, als aangesprokene, vind jij dat het helemaal niet aan jou als persoon ligt. Jij let veel meer op de situatie, de omstandigheden van dat moment.

Zo weet jij bijvoorbeeld dat je misschien net aan het voorbereiden was op een vergadering. Of ben jij net iets aan het uitzoeken voor een klant wat heel urgent is. Heb je trouwens niks meegekregen van de afspraak waar jouw collega iedere keer iets over zegt omdat je die dag naar de tandarts was. Had je je voorgenomen om daar op een rustig moment eens naar te vragen, maar ja, het was er nog niet van gekomen.

Dit verschil in perspectief, het wijten aan persoon of context, wordt ook wel de ‘fundamentele attributiefout’ genoemd.

Dus om de eerste communicatie-misser te voorkomen: wees je altijd bewust van deze vertekening in de communicatie. Als aansprekende partij zal jij dingen snel toeschrijven aan de persoon zelf en de intenties. Terwijl je als aangesproken persoon vooral zult letten op de omstandigheden die jouw handelen bepalen.

2.   Gebrek aan duidelijkheid waar we het nu precies over hebben met elkaar.
Op een werkvloer speelt er van alles. Naast de hele menselijke kant gaat het ook over doelen die gehaald moeten worden. De te verdelen budgetten, de taakverdeling, de onvoorziene acties of vertragingen. Afhankelijkheid van derden. Verschillen van inzicht hoe iets het beste aangepakt kan worden. Belangen die tegengesteld zijn aan elkaar.

Voor je het weet kan er een misverstand of zelfs een conflict ontstaan. (Als je in dit soort situaties niet in de valkuil van de eerste misser belandt, heb je trouwens al winst geboekt.) Maar het wordt pas echt ingewikkeld als er onduidelijkheid is waar je het nu precies niet over eens bent met elkaar.

Jij denkt misschien wel dat de lay-out van de folder echt anders zou moeten, terwijl je collega vooral het persoonlijk  langsgaan bij klanten promoot. Collega drie houdt van aanpakken en irriteert zich inmiddels behoorlijk aan het oeverloze geklets van die twee collega’s. Inmiddels loopt de spanning bij alle drie op. Maar waar gaat het nu precies over?

Dus communicatie-misser nummer 2 is onduidelijkheid over de bron van het verschil van inzicht.

Om je op weg te helpen, daarom de meest voorkomende conflictbronnen op een rijtje:

1. Er is geen overeenstemming over het doel.
2. Er is geen overeenstemming over de manier waarop een doel behaald dient te worden.
3. Er is sprake van schaarste, zoals bijvoorbeeld in het geval van budgetten.
4. Personen die elkaar minder liggen.

Kortom, neem even afstand en bepaal eerst om wat voor soort conflict het gaat, voor je inhoudelijk met elkaar verder praat.

3.   Er te gemakkelijk vanuit gaan dat de ander jou begrijpt.
Veel te vaak hoor ik: we moeten beter communiceren met elkaar. Alleen, hoe pak je dat dan precies aan in jouw specifieke situatie? Het blijft vaak vaag. Het komt meestal niet verder dan: ‘met elkaar in gesprek gaan’.

Wie zich enigszins bezig heeft gehouden met communicatie kent vast het tekeningetje van twee boxjes en twee pijlen ertussen. Of te wel de zender die een boodschap verzendt en de ontvanger die de boodschap hoort en daar weer op reageert.

Het brengt op een eenvoudige manier in beeld dat wat jij in je hoofd hebt, in een boodschap gegoten wordt (verbaal en non-verbaal) en dan weer geïnterpreteerd wordt door wat er zich in de ‘box’ afspeelt van de ontvanger.

Ook bij de pijlen kan er allerlei ruis zijn, zoals afleidende geluiden of een zachte stem. Je bewust worden van het feit dat wat je zegt, op een andere manier geïnterpreteerd kan worden helpt al veel om deze misser te voorkomen. Want het feit dat je allebei Nederlands spreekt, wil niet zeggen dat je elkaar echt begrijpt.

Toch heb ik het beeld van de boxjes nooit helemaal afdoende gevonden. Want beseffen dat wat jij denkt en bedoelt te zeggen door een ander heel anders opgevat wordt, is één.

Maar wat doe je daar dan vervolgens mee? Of, zoals een klant het pas zo mooi verwoordde: “We begrepen elkaar echt niet. Alsof ik A zei en hij G verstond.’

Voor je het weet beland je dan toch in een conflict of trek je jezelf terug. Voor haar was het in ieder geval de druppel om haar baan op te zeggen.

Op die momenten heb je meer nodig dan het ‘besef’ dat je elkaar niet begrijpt. Dan wil je praktische tools en tips om het aan te pakken.

Er bestaat echt een persoonlijke communicatie gebruiksaanwijzing!

Wat nu als ik je vertelde dat er een manier is om voorspelbaar te weten hoe de ander jouw boodschap filtert en op jou reageert? Heel concreet en praktisch. Dat jij daar dus van te voren rekening mee kunt houden in hoe jij dingen formuleert of aanpakt? Waardoor jij veel succesvoller wordt in het overbrengen van jouw boodschap en het begrijpen van wat de ander bedoelt te zeggen.

Lijkt dat jou ook niet handig? Een gebruiksaanwijzing voor jezelf en de ander?

Als jij dat wilt, dan is de workshop ‘Succesvol communiceren met collega’s’ echt iets voor jou! Je ontvangt je eigen uitgebreide persoonlijke communicatieprofiel (LIFE Languages). Hiermee krijg jij inzicht in jouw communicatiestijl en die van anderen. Je ontvangt hele praktische tips om in te spelen op de stijl van een ander.

In de workshop leer je waarom je met de ene persoon heel gemakkelijk communiceert en hoe jij de communicatie met die anderen ook kunt verbeteren. Je leert wat jouw sterke kanten zijn en waar je aandacht aan mag geven. Zodat ook jij echt succesvol in je communicatie wordt. Met de tips en tools uit de workshop ben jij de volgende dag direct succesvoller in je communicatie!